Teilnahmebedingungen

 

Mit Ihrer Anmeldung zu oder Teilnahme an dieser Veranstaltung des Psychotherapieforum Würzburg e.V. (kurz: PTF e.V.) erkennen Sie folgende Teilnahmebedingungen an:

 

 1. Anmeldung, Anmeldebestätigung

 

Anmeldungen zu Veranstaltungen müssen grundsätzlich schriftlich mittels Online-Anmeldung eingehen, sofern nichts Abweichendes in der Einladung oder Bekanntmachung zur Veranstaltung angegeben ist.

 

Die Anmeldungen werden entsprechend des Eingangszeitpunktes berücksichtigt. Eine entsprechende Eingangsbestätigung wird Ihnen per E-Mail zugesandt.

 

Nach Anmeldung ist die ggf. erhobene Teilnahmegebühr innerhalb von sieben Tagen auf das angegebene Konto zu überweisen oder bar an den Veranstalter zu übergeben. Für die Ermöglichung der reduzierten Teilnahmegebühr für Studierende oder Psychotherapeut/Innen in Ausbildung ist zudem innerhalb von sieben Tagen eine aktuelle Bestätigung vorzulegen. Erfolgt die Zahlung der Teilnahmegebühr oder der ggf. erforderliche Nachweis des Studierenden-/Ausbildungsstatus nicht oder zu spät, so kann die Anmeldung von Seiten des Veranstalters storniert werden.

 

Nach erfolgter Zahlung der Teilnahmegebühr und ggf. Bestätigung des Studierenden-/Ausbildungsstatus wird Ihnen eine Buchungsbestätigung per E-Mail zugesandt.

 

Die Anmeldung ist mit Abschicken des Anmeldeformulars verbindlich. 

 

Änderungen, z.B. den Wechsel der Workshops, angekündigte Referierende durch andere zu ersetzen, oder notwendige Änderungen des Veranstaltungsprogramms unter Wahrung des Gesamtcharakters der Veranstaltung vorzunehmen, behält sich der Veranstalter vor.

 

 

 

2. Teilnahmegebühren und Rechnung

 

Der ggf. erhobene Teilnahmebetrag versteht sich pro Person und Veranstaltungstermin.

 

Bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung wird auf der Grundlage der Befreiungsvorschrift gem. § 4 Nr. 22 Buchstabe a UStG keine Umsatzsteuer berechnet.

 

Bei einer kostenpflichtigen Veranstaltung erhalten Sie die Rechnung bei der Registrierung zur Veranstaltung vor Ort. Unter Umständen kann die Rechnungslegung auch nach der Veranstaltung erfolgen.

 

 

 

 3. Stornierung, Absage, Erstattung von Teilnahmegebühren

 

Eine Stornierung der Teilnahme an einer kostenpflichtigen Veranstaltung ist nicht möglich.

 

Eine Absage der Veranstaltung, etwa mangels ausreichender Teilnehmendenzahl, bleibt dem Veranstalter vorbehalten. Bereits entrichtete Teilnahmegebühren werden in diesem Fall ohne Abzug zurückerstattet. Ein anderer Schadenersatzanspruch ist ausgeschlossen.

 

 

 

 

 

4. Berücksichtigung besonderer gesetzlicher Bestimmungen zum Infektionsschutz

 

Mit der Anmeldung zur Veranstaltung verpflichten sich die Teilnehmenden zur Einhaltung der zum Zeitpunkt der Veranstaltung geltenden gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Vollständiger Impfschutz gegen Covid-19, Testpflicht, Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes, Abstandsregelung o.ä.). Sollten die Teilnehmenden die bei der Veranstaltung geltenden Bestimmungen nicht einhalten können, so ist eine Teilnahme nicht möglich und eine Erstattung der Teilnahmegebühr ausgeschlossen. Sollte die Veranstaltung vom Veranstalter abgesagt werden müssen, werden die Teilnahmegebühren ohne Abzug zurückerstattet.

 

 

 

5. Besondere Bedingungen bei einer Online-Veranstaltung

 

Wird eine Veranstaltung als Live-Online-Seminar angeboten, so ist die Teilnahme an dem Seminar mit Computer, Smartphone oder Tablet möglich. Ein Standard-Internetanschluss mit WLAN oder Kabel ist ausreichend. Die Teilnehmenden erhalten im Vorfeld einen Link zum Download der kostenlosen Software für einen Videokonferenzanbieter.

 

Die Zugangsdaten zum Onlineraum erhalten Sie, wenn Sie sich erfolgreich für das Online-Seminar angemeldet haben, wenige Tage vor Stattfinden der Veranstaltung. Bitte beachten Sie, dass die Zugangsdaten nur für den eigenen Gebrauch bestimmt sind und nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen.

 

Zum persönlichen Austausch wird die Teilnahme per Webcam und Mikrofon empfohlen.

 

Mit Ihrer Anmeldung stimmen Sie den Datenschutzbestimmungen des Videokonferenzanbieters Zoom (https://zoom.us/) zu. Die Registrierungsdaten werden nur für die Online-Seminarteilnahme genutzt.

 

 

 

6. Weitere Informationen zum Videokonferenzanbieter „Zoom“

 

Zweck der Verarbeitung

 

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Live-Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

 

Verantwortlichkeit

 

Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

 

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

 

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

 

Welche Daten werden verarbeitet?

 

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

 

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

 

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

 

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

 

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

 

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten, wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

 

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

 

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

 

Umfang der Verarbeitung

 

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

 

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

 

Im Falle von Online-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Online-Seminaren auch die gestellten Fragen von Online-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten.

 

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Online-Seminaren, Umfragefunktion in Online-Seminaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

 

Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.

 

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

 

Empfänger / Weitergabe von Daten

 

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

 

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

 

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

 

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

 

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

 

 

 

Stand: Dezember 2021